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FAQ

Preguntas frecuentes

de Bookie®

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Frequently Asked Questions (preguntas frecuentes) de Bookie®

¿Qué es Bookie - Sistema de Gestión de Comercial?

Bookie® es un Software o Sistema orientado a empresas u organizaciones que realizan ventas a crédito o ventas de servicios a plazos determinados o indeterminados y que gestionan su cobranza de diversas formas, entre ellas la más importante la Domiciliación Bancaria, Nomina, Institucionales o Cobradores. Además permite la cobranza por Letras de Cambio, Giros, Empresas de Cobranza, Cheque, Depósito, Transferencia Bancaria, TDC, etc.

¿Bookie® hace lo mismo que otros sistemas administrativos?

Bookie® no es un Sistema de comercial más. Cuando las empresas de Crédito o Venta a Plazos (venta de servicios que se cobran con una frecuencia dada) adquieren un sistema administrativo de los muchos que hay en el mercado, le agregan a su empresa un problema adicional ya que los mismos no logran hacer lo que su negocio de Crédito o Venta a Plazos necesita. Con Bookie® no sucede eso, ya que este fue pensado, diseñado y desarrollado como un traje a la medida del sector en cuestión y maneja la venta y la cobranza de una forma tan natural, que le permitirá a su empresa hacer todo lo que su negocio necesita y aún más, todo lo que usted siempre ha soñado hacer con su negocio.

Para una empresa de Crédito o Venta a Plazos el control de la venta y la cobranza puede representar hasta un 90% de su negocio, el resto del 10% es meramente administrativo. Es por ello que hacemos énfasis en la importancia de un sistema como Bookie® para llevar la gestión comercial de estas empresas, ya que este le permite un control estricto del negocio, que es lo más importante para estas empresas, sin que ello implique descuidar lo administrativo.

¿Para qué sirve específicamente Bookie®?

Bookie® es una herramienta tecnológica de software diseñada y desarrollada específicamente para el modelo de negocio del Crédito o Venta a Plazos, bien sea de productos o servicios y de contado o a crédito. Bien sea su empresa Minorista, Mayorista o Importador de cualquier tipo de producto o una Empresa de Servicios, encontrará en Bookie® la respuesta a todas sus inquietudes para controlar sus ventas y/o la de sus Distribuidores, el control de la domiciliación de los pagos ya sea por Nómina o Banco y la optimización de la cobranza directa y automatizada con los bancos, permitiéndole con ello un total control de la cartera de cobranza, tanto activa como la morosa.

¿Qué sectores empresariales puede abarcar Bookie®?

Bookie® aplica por igual para empresas micro, pequeñas, medianas y grandes que realicen procesos de ventas a Crédito o Venta a Plazos, ventas de servicios. Igualmente sirve para la venta de cualquier tipo de producto o servicio y abarca prácticamente casi todos los sectores empresariales: Previsión Funeraria, Línea Blanca y Marrón, Productos Electrónicos, Productos de Hogar, Editoriales, Importadores de libros, Mayoristas de libros, Minoristas de libros, Compañías de Seguro (Automotores, Vida, HCM, etc.), Servicios Básicos (telefonía, electricidad, gas, TV por cable, etc.), Servicios Médicos-Odontológicos y de Salud (Implantes Mamarios, Ortodoncia, Endodoncia, etc.), Empresas Privadas de Servicios  (Medicina Prepaga, Tiempo Compartido, etc.), Servicios Educativos (Cobranza de matrículas y mensualidades de Universidades y/o Colegios Privados), Asociaciones, Gremios, Federaciones y Colegio de Profesionales (Colegio de Ingeniero, Colegio de Abogado, Colegio de Médicos, etc.) Servicios de Administración (Condominios, etc.),  Servicios Profesionales (mantenimiento, contabilidad, etc.), Servicios Recreativos y Deportivos (clubes privados, gimnasios, etc.), Servicios Financieros (seguros, financiadoras, etc.), Empresa de Ventas de Productos y Servicios de forma prepagada o programada (vehículos, etc.), otros tipos de servicios que sean susceptibles a la domiciliación.

¿Las empresas tienen que adaptar sus procesos a Bookie®?

No. Se sorprenderá al ver que una aplicación tan sencilla de operar pueda manejar tantos detalles del negocio del Crédito o Venta a Plazos. Le garantizamos que su empresa, cualquiera sea su tamaño, no tendrá que reorganizarse para adaptarse al sistema, por el contrario descubrirá la sencillez con que Bookie® se adapta a sus necesidades, ya que fue diseñado a la perfecta medida de su negocio.

¿Es rentable la inversión en Bookie®?

Si. Bookie® ha sido pensado no solo en facilitar su trabajo sino en potenciar financieramente a su empresa. Al automatizar sus procesos podrá manejar grandes volúmenes de información y comunicarse de forma electrónica con los bancos, evitando los errores de transcripción manual, aumentando la efectividad de la cobranza, disminuyendo sus costos por transacción, todo lo cual se traduce en un rendimiento directo que hará crecer a su empresa. De hecho cuando hablamos de la compra de Bookie®, hablamos de Inversión y no Gasto, porque en muy pocos meses le podemos garantizar que le ayudará a aumentar sus ganancias, por lo tanto es una inversión y muy rentable.

Decídase ya, la estratégica e inteligente inversión que usted haga en Bookie® tendrá un retorno de inversión en apenas pocos meses. Bookie® le ayudará en reducir significativamente sus costos operativos y el tiempo de cada uno de los procesos de su negocio. Le aseguramos que sus ventas se incrementarán al tener un control más estricto y oportuno de sus vendedores y distribuidores.

¿Es un Sistema confiable?

Bookie® tiene un módulo de administración de seguridad en donde se configuran los perfiles de usuarios para permitir o negar el acceso a cada una de las opciones del sistema.

Bookie® le garantiza el acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna al mantener una eficiente integridad de  sus datos. Con Bookie® podrá tener absoluta confianza en la información del inventario debido a su manejo integrado a cualquier operación de compra o  venta que afecte el flujo de mercancía en los diferentes almacenes.

Bookie® le permite tener una visión histórica del comportamiento de sus clientes, evitando así posibles fraudes de clientes morosos.

Bookie® permite la eliminación de datos y operaciones innecesarias o redundantes. Al ser la mayoría de los procesos llevados en forma automatizada, el porcentaje de errores se reduce a su mínima expresión.

¿Qué nivel de Seguridad ofrece Bookie®?

Bookie® puede ser usado por diferentes usuarios, de hecho es multiusuario y multi-empresa. Sin embargo su utilización no ha sido dejada al azar, por el contrario en el sistema se deja una huella de identificación electrónica a cada transacción efectuada, lo que permite que el sistema y todas sus transacciones puedan se auditadas en cualquier momento y rastrear entonces cualquier manejo malintencionado de la aplicación.

Cada persona que utiliza el sistema está obligado a registrar un nombre de usuario y una contraseña que debe ser renovada cada 30 días. Igualmente, a cada usuario se  le da un nivel de acceso previamente definido por el administrador del sistema con lo cual tendrá podrá acceder a las distintas funciones de sistema de forma limitada o completa de acuerdo al perfil asignado por el administrador.

¿Debe ser un experto en computadoras para entender y operar Bookie®?

Bookie® fue diseñado para ser usado incluso por personas con muy poca experiencia en el manejo de computadoras, la interfaz de usuario es muy amigable y permite familiarizarse con el sistema en pocas horas.  Le aseguramos que, lejos de sentirse cohibidos, tanto usted como su personal quedarán enganchados de inmediato con la operación del Sistema y sus bondades. Usted será provisto de material audiovisual para el adiestramiento y para posteriores consultas. Además de ello, nuestro personal podrá darle un adiestramiento personalizado en sus oficinas o vía “Conferencia Web”. En fin, le garantizamos que en muy poco días su personal aprenderá la operación del mismo.

¿Está garantizado el Mantenimiento y Soporte de Bookie®?

Bookie® es ofrecido con un contrato anual de mantenimiento y soporte (de manera opcional), el cual le permitirá tener alcance a todas las actualizaciones anuales,  soporte técnico en línea para el control de incidencias, soporte telefónico y soporte remoto vía internet en caso de errores del sistema.

¿Quién respalda este Software?

Cuando se invierte en software es importante contar con el respaldo que garantice que el Sistema adquirido tendrá el soporte necesario desde su instalación y a lo largo de toda su vida útil.

El grupo de empresas Multisoft tiene más de 28 años en el mercado dando servicios tecnológicos de calidad a entidades corporativas en los sectores de Petróleo, Banca y Finanzas, Industrial y Comercio,  lo cual nos dan la autoridad para decir que contamos con la suficiente experiencia y la orientación al cliente necesaria para atender al exigente segmento de la pequeña y mediana empresa y así  lo confirman nuestros distinguidos clientes, quienes hace más de 2 años disfrutan los múltiples beneficios de Bookie y los servicios de nuestra empresa.

Nuestra capacidad y plataforma tecnológica están orientadas a mantener el Sistema en condiciones cien por ciento operativo y actualizado de acuerdo a las exigencias bien sean del tipo regulatorias (como el caso del IVA, el Bolívar Fuerte, Providencias del Seniat, etc.) o mejoras con nuevas funcionalidades.

Utilizando tecnología de punta logramos comunicarnos con su servidor y/o estaciones de trabajo a través de Internet y así logramos realizar las actualizaciones de versiones o corregir cualquier falla reportada en el menor tiempo y con el menor impacto posible.

Para lograr esta extraordinaria herramienta de negocio, además de los 28 años de experiencia del equipo de desarrollo, invertimos casi 2 años, con el esfuerzo de nuestros profesionales de tecnología y el asesoramiento de expertos del negocio del PLACISMO, para lograr una solución inteligente, versátil y robusta.

¿Cuáles son las principales características generales de Bookie®?

  • Multi-empresa, Multi-usuario, Multi-almacén.
  • Plug-in de Cobranzas.
  • Manejo de IVA.
  • Manejo de imágenes y gráficos.
  • Filosofía cliente / servidor.
  • Posibilidad de acceso desde Internet.
  • Manejo de sucursales.
  • Fácil y rápida instalación y arranque.
  • Base de datos centralizada.
  • Consolidación de las operaciones.
  • Sencilla Interfase para alimentación de la Contabilidad.

¿Cuáles son las principales características comerciales de Bookie®?

  • Fácil desarrollo módulo de consulta web de estado de cuenta de clientes.
  • Disponibilidad permanente de datos en línea (no requiere Cierres Mensuales).
  • Sencillo, interfaz intuitiva, amigable y flexible Altamente parametrizable.
  • Escalable: disponible en 4 Versiones: Micro, Small Business y Enterprise (multiempresa).
  • Módulos totalmente integrados: Sistema, Tablas, Inventario, Compras, Ventas, CxP, CxC, Cobranzas Automatizadas, Previsión Funeraria, Medicina Prepagada, Comisiones, Reportes y CRM (gestión cobranza morosa).

¿Cuáles son las principales características operativas de Bookie®?

Inventario, Compras y Ventas

  • Manejo integrado del inventario.
  • Multi-almacen.
  • Ajuste de inventario.
  • Grupo de Artículos.
  • Transferencias entre almacenes.
  • Posibilidad de consulta a Buro de Crédito.
  • Soporta: Crédito, Venta Directa, Venta de Contado a Plazos, Crédito americano, Crédito europeo,
  • Venta programada y Venta de servicios.

Cobranza Automatizada y Manual.

  • Potente módulo de cobranza: (cobros a clientes, documentos por cobrar, grupos de cobranzas, entidades, lotes de cobranzas, lotes de afiliación.
  • Cobro manual de cuotas, cobro de gestión de externa, estado de cuenta cliente).
  • Soporta las modalidades de cobranza: Domiciliación, nomina, cheque, depósito, transferencia, tdc, giro, letra de cambio, empresa de servicio de cobranza, pagaré, etc.
  • Generación en lote de archivo texto solicitado x bancos.
  • Fácil y rápida actualización de archivo recibido de banco.
  • Cobranza interbancaria.
  • Reenvío de cuotas.
  • División de monto de cuota.
  • Cálculo de intereses automático.
  • Refinanciamiento de crédito.
  • Manejo de interés de financiamiento, mora y refinanciamiento.
  • Limitar la cantidad de cuotas a enviar.
  • Posibilidades de uso como un módulo de cobranza integrado a otro sistema administrativo.

Gestión de Morosidad

  • Posibilidades de envío de mensajes de texto (SMS) de cobranza morosa.
  • Envío de correo electrónico de cobranza.
  • Panel de Control.
  • Recordatorios.
  • Categorías de Clientes.
  • Eventos de Gestión de Clientes.
  • Tipos de Resultados.

Caja y Bancos

  • Registro automático de movimientos bancarios.
  • Conciliación de cuentas bancarias.
  • Movimientos de ingresos.
  • Movimientos de egresos.
  • Movimiento de caja.

Diseñador de Plantillas, Catálogos y Reportes

  • Más de 100 reportes
  • Generador de reportes.
  • Reportes estadísticos.
  • Tipos de Iva.
  • Movimiento Histórico del Iva.
  • Catálogo de Estados.
  • Catálogo Ciudades.
  • Catálogo Sectores.
  • Listado de Bancos.
  • Información del Banco.
  • Editor de Plantillas de Bancos.

Técnicas

  • Funciones de respaldo y recuperación de datos.
  • Seguridad de acceso por perfiles de usuarios.
  • Plataforma estándar: Visual Basic.Net y Base de Datos SQL 2005.

Soporte y Mantenimiento

  • Mantenimiento y Soporte en línea (vía Internet).
  • Actualizaciones controladas por usuario.
  • Generación permanente de versiones vía Internet.
  • Sistema muy estable.
  • Manejo de incidencias.

¿Cuáles son las principales Ventajas y Beneficios de Bookie®?

  • Permite control al detalle de las CxC.
  • Automatización total del proceso de cobranza.
  • Cobranzas directas con Bancos y “Services” de Cobranza.
  • Operación sencilla y con poco personal.
  • Diversifica y Optimiza los canales de comunicación de las empresas.
  • Manejo flexible e independiente en la personalización de las estructura de los archivos de texto de banco.
  • Seguridad en los procesos.
  • El débito del banco se realiza exclusivamente a las cuentas  afiliadas.
  • Consulta y Descarga de archivos con resultados de los procesos de cobro.
  • Los clientes podrán cotejar el cargo realizado en su Estado de Cuenta contra el Lote cobrado en Bookie®.
  • Permite realizar la apertura, afiliación, incorporación, modificación y eliminación de los afiliados y los procesos de cobro Permite definición sencilla de la periodicidad de cobro del cliente.
  • Permite definición sencilla de la fecha de cobranza para la Cobranza Programada.
  • Reducción de los riesgos y costos de manipulación y traslado de dinero en efectivo y cheques recibidos y devueltos.
  • Sistema 100% confiable.
  • Simplificación de la gestión administrativa de la cobranza.
  • Rentabilidad de la inversión.
  • Rápido retorno de la inversión (ROI)
  • Manejo de la cobranza de manera masiva.
  • Generación automática del archivo de texto.
  • Recepción  automática del archivo de texto.
  • Actualización automática del archivo de texto de la cobranza bancaria.
  • Control de ventas fraudulenta.
  • Elimina riesgos de hurtos o fraudes asociados a la cobranza.
  • Reduce costos administrativos.
  • Evita la Devolución de cheques.
  • Operatividad y actualización del sistema.
  • Permanente disponibilidad de Mantenimiento, Soporte y Actualizaciones.
  • Disponibilidad permanente del medio para realizar la cobranza.
  • Control de Duplicación de Cobros.
  • Canales de envío del archivo de texto.
  • Control de la “ñ” y caracteres especiales en archivo de texto.
  • Editor de plantillas de para generación de archivo de texto.
  • Inexistencia de Software para el manejo Automático de la Recepción y Envío de los Archivos de Texto para Domiciliación, pago y resultado de la Cobranza.
  • Interfaz de usuario amigable y de fácil uso.
  • Permite cobranza con “Services” de Cobranza.
  • Los números del inventario son 100% confiables.
  • Maneja un estado de cuenta de comisiones de ventas.
  • Maneja un control estricto de los contratos de domiciliación.
  • La confiabilidad en los datos, aumenta la confianza de los clientes, empleados y proveedores en su empresa.
  • Evita la posibilidad de fraudes debido a la integridad.
  • Permite la realización de auditorías rutinarias o en caliente del sistema y los datos.
  • Tiene un enfoque hacia el logro de un negocio rentable y eficiente.
  • Potencia las capacidades de evolución y crecimiento de la empresa, ya que puede tener total control de los números del negocio.
  • El retorno de la inversión (ROI) está garantizado en pocos meses. Con una mejora de apenas 5% en su cobranza, la inversión en Bookie®retornaría en menos de 3 meses.
  • Aumenta la rentabilidad de la empresa ya que se garantiza una mejora importante de las cobranzas.
  • Permite un crecimiento ilimitado de la empresa manteniendo bajo nivel de gastos fijos.
  • Constante mejoras de funcionalidades y módulos.
  • Cobranza resumida en un solo reporte.
  • Todos los datos del sistema están consistentes en un 100%.
  • Desarrollado y soportado por empresa sólida y con más de 28 años.

COMERCIALES

¿Bookie® es multiempresa?

Si tu negocio consta de varias empresas, ¡no te preocupes!. Existe una versión de Bookie® para que puedas manejar varias empresas bajo el mismo sistema, cada una con sus respectivos datos independientes.

¿Bookie® es multiusuarios?

Si. Bookie® no tiene límites de usuarios, puede definir tantos usuarios como quiera. Las limitaciones vienen dadas por la cantidad de Estaciones de Trabajo que tenga instaladas. En una Estación de Trabaja podría alternarse cualquier cantidad de usuarios. Por lo que hasta la versión de una sola estación de usuario podría servir para alternarse varios usuarios.

¿Bookie® tiene límites de Transacciones, Tiempo, Tamaño de Base de Datos u otra?

En Bookie® no existe ningún tipo de límite por ninguno de estos conceptos. Los límites podrían estar dados por el tamaño del disco duro del servidor donde estarán almacenados los datos.

¿Existen versiones adaptadas al tamaño y/o al presupuesto de las empresas?

Si.

¿Cuáles son las distintas versiones de Bookie®?

Bookie® viene en 3 versiones escalables: Versión MICRO, dirigida a micro-empresas que tengan hasta un máximo de dos (2-3) Usuarios en Red. Versión SMALL BUSINESS, dirigida a medianas empresas que tengan hasta un máximo de cinco (5-10) Usuarios en Red. Versión ENTERPRISE, para grandes empresas que tengan una gran cantidad de Usuarios en Red.

¿Cuáles son los precios de las distintas versiones?

Los precios de Bookie® se  pueden conocer por la vía de una propuesta comercial que se les entrega a las empresas interesadas por correo electrónico. Aunque es importante informar que usted se quedará asombrado con la excelente relación precio-valor de Bookie® comparado con las demás soluciones administrativas del mercado que de igual manera no le solucionan sus problemas de cobranza.

¿Multisoft garantiza el Soporte y Mantenimiento de Bookie® en el tiempo?

Si. De hecho, el Seguro de Software abarca el soporte y mantenimiento es parte esencial del modelo de negocio de Bookie® en el mediano y largo plazo y Multisoft garantiza este servicio de por vida.

¿Cuáles son las modalidades de compra de Bookie®?

Por ahora solo tenemos la modalidad de Licencia de Uso y venta del Código Fuente.

¿La licencia de uso de Bookie® vence?

No es una licencia de por vida.

¿Qué tiempo tiene Bookie® en el mercado?

Bookie® salió a producción en el primer cliente a mediados del año 2006.

¿Bookie® permite realizar ventas por Tele mercadeo?

Si.

¿En resumen cual es la diferencia de Bookie® con los sistemas administrativos del mercado?

Si hay diferencias. Bookie® cubre los módulos más importantes de un sistemas administrativo, pero su mayor énfasis y alcance esta en las ventas a crédito, las ventas a plazos y la cobranza bajo todas sus modalidades. En resumen, los sistemas administrativos están orientados a cualquier tipo de empresa de cualquier tamaño, en cambio Bookie® está orientado sólo a las empresa que la cobranza es su aspecto más importante.

¿Por qué yo tendría que comprar Bookie® en vez de otros sistemas administrativos más conocidos del mercado?

Si su empresa vende a crédito o a plazos y la cobranza es su principal problemática y preocupación, pues no dude que Bookie® es su mejor opción. Si quiere comprobarlo consulte a cualquiera de nuestros clientes o vaya a la sección de Testimoniales de nuestra Página Web.

¿Bookie® tiene interface con algún sistema de contabilidad?

No por el momento. Pero podemos desarrollar cualquier interface con cualquier sistema o módulo contable o administrativo.

¿Qué tan amigable es la Interfaz de usuario de Bookie®?

Bookie® se caracteriza por tener una interfaz muy amigable y de fácil aprendizaje.

¿El aprendizaje de Bookie® es Fácil?

La operación de Bookie® es tan sencilla que te tomará muy poco tiempo aprender cada una de sus funciones y herramientas. Nuestros clientes en su mayoría aprenden a operar Bookie® con un adiestramiento que oscila de 8 a 16 horas.

¿Es rápida la implementación de Bookie?

En la actualidad todo el proceso de instalación del servidor y de 2 estaciones de usuario requiere de 4 a 8 horas.

¿Puede ser modificado Bookie® a la medida de mi empresa?

Si. Se pueden solicitar modificaciones a la funcionalidad y nuestra empresa evalúa las solicitudes para seleccionar las que provengan de las mejores prácticas de la industria y siempre y cuando las mismas no modifiquen la naturaleza del sistema. Si el solicitante está dispuesto a pagarlas, se podrían realizar en el corto plazo, de lo contrario se podrían agregar en futuras versiones sin costo, de lo que se les mantendrá informados a nuestros usuarios registrados.

¿Puedo adaptar los reportes en Bookie®, tales como factura, etc.?

Si. Por ahora, ello se puede hacer mediante la contratación del servicio de consultoría.

¿Se requiere un programador o técnico en computación para operar o mantener Bookie®?

No se requiere programador en ningún caso, ya que el trabajo de programación queda como responsabilidad de MULTISOFT. Si la empresa tiene un personal técnico en computación, este se podría usar para la instalación de estaciones de usuario, respaldo y restauración de base de datos, adiestramiento, generación de nuevos reportes, etc.

¿Qué módulos abarca Bookie®?

Compras, Cuentas x Pagar, Tablas, Inventario, Ventas, Cuentas x Cobrar, Servicios, Cobranzas Automatizadas, Comisiones, CRM, Sistema y Reportes

¿Cuántas personas se requieren para operar Bookie®?

No hay límites inferíos o superiores para ello, a partir de una (1) persona. Dependerá de la cantidad de empleados que tenga la empresa y que estén dedicados a las operaciones diarias. También dependerá de la versión que se adquiera. Lo que sí es cierto es que con Bookie® usted necesitará poco personal, ya que Bookie® reduce los tiempos de cada proceso por su extraordinario nivel de automatización.

¿Bookie® funciona en red?

Si. Instale cualquiera de las versiones de red en su actual Red Local y podrá tener acceso desde todas las computadoras conectadas en su red. Se necesita que para la ejecución en red se cuente con un servidor dedicado (cualquier marca o un “clon”), un “router” y una red con cableado estructurado o inalámbrica, con su software de red configurado previamente a la instalación de Bookie®. ¡¡Dependiendo de la versión que adquieras, el número de computadoras que pueden acceder en red podría ser ilimitado!!

¿En cuánto tiempo se puede implementar Bookie®?

Se quedará asombrado del tiempo. Bookie® podría ser instalado en apenas una (1) semana. El tiempo de implementación total para poner el sistema a funcionar varía de acuerdo al volumen de estaciones de usuarios y de sucursales de cada empresa.

¿En cuánto tiempo se puede cargar los datos?

Por las experiencias de nuestros clientes, la principal carga de datos, es la carga de los contratos de ventas y ello puede demorar de 3 a 5 minutos por contrato.

¿Cuáles son las modalidades de Instalación?

Por nuestro personal vía Conferencia Web.

¿Bookie® es parametrizable?

Si, es altamente parametrizable, al punto de que existe un generador de plantillas que el personal de su empresa puede manejar para crear o modificar el formato de los Archivos de Textos que se le envía a los bancos y otras entidades de cobranza.

¿Permite el manejo de sucursales?

Si, vía Internet.

¿Bookie® es cliente/servidor o web?

Es cliente/servidor, sin embargo se puede acceder a él y operarlo vía web.

¿En qué tiempo se puede arrancar en el uso de Bookie?

Una vez instalado y adiestrado el personal, lo cual podría durar de 2 a 3 días, se puede arrancar la operación de Bookie® de inmediato. Ello va a depender a la dedicación de su personal y la cantidad de contratos que se carguen juntos para enviar a las entidades de cobranza.

¿Se puede hacer una migración automática de los datos actuales hacía Bookie®?

Perfectamente. Aunque ello solo se recomienda para empresas que tengan un alto volumen de ventas y que tengan personal técnico de programación. En la actualidad Bookie® permite la posibilidad de realizar de forma independiente su proceso de migración de datos desde su base de datos actual hasta la base de datos de Bookie®, pudiendo contratar los servicios de consultoría de MULTISOFT para consultas puntuales. Para ello podrían realizar una extracción de datos desde la fuente y almacenarlos temporalmente y sin reglas de negocio en una base de datos intermedia evitando con ello restricciones, llaves foráneas y cualquier otro elemento de validación automática que impida la carga masiva de datos. Finalmente, mediante un módulo existente se cargaría dichos datos en la base de datos definitiva de Bookie®.

¿Bookie puede ser usado por una empresa de otro país distinto de Venezuela?

Si. Bookie® fue diseñado y desarrollado pensando en cubrir este nicho de negocios de todas empresas que venden a crédito y/o a plazos y que tiene distintos canales de cobranza en cualquier país de Latinoamérica, ya que este modelo de negocio funciona de igual manera en todos estos países con pequeñas variantes o con las particularidades legales y tributarias propias de cada país, las cuales ya están desarrollados para Venezuela y México.

¿Bookie® sirve como módulo de cobranza para conectarlo a otro Sistema Administrativo?

Si. Solo se podría darle uso a los módulos de Venta y Cuentas x Cobrar y se podría comunicar a  Bookie® con cualquier sistema administrativo para actualizar la cobranza y los saldos de cada venta.

TÉCNICAS

¿Cuál es la Plataforma Tecnológica está Bookie®?

Bookie® fue desarrollado bajo la Suite Visual Studio.Net de Microsoft, Lenguaje de Programación Visual Basic.Net y Base de Datos SQL 2005.

¿Mi empresa necesita toda esa Plataforma para que Bookie funcione?

No. Su empresa solo necesita Microsoft SQL Server 2005 Express. Este manejador de base de datos se puede descargar de forma gratuita desde Internet y usarlo hasta que su base de datos crezca hasta un tamaño de 5 GB. Sin embargo, si su empresa ya tiene una licencia de SQL Server 2005, igualmente podría usarla en vez de la versión gratuita indicada anteriormente.

¿Bookie® está preparado para correr bajo Visual Studio.Net 2008?

Si

¿Tiene sistema de Respaldos de Datos?

Si.

¿Cuáles son los requisitos mínimos de Hardware y Software de Bookie®?

Requisitos Mínimos del Sistema (Servidor)

  • Microsoft Windows 2003 Server Service Pack 1 (Recomendado). Solo podrá usar Windows XP ::SP 2 como servidor si tiene menos de 5 usuarios
  • Procesador Pentium 4 2.8GHz
  • 2 GB memoria RAM
  • 200 MB de espacio libre en disco
  • Unidad de DVD

Requisitos Mínimos del Sistema (Estaciones de Trabajo)

  • Microsoft Windows XP Service Pack 2 (Recomendado).
  • Procesador Core 2 Duo.
  • 2 MB memoria RAM.
  • 100 MB de espacio libre en disco.
  • Unidad de DVD.
  • Red de Cableado Estructurado Alámbrica con Router. Esta red debe estar instalada y debe haber sido probada la comunicación entre las distintas estaciones de trabajo con el servidor, el router y modem de la Conexión de Internet.
  • Modem de 2.4 GHz y 54 MBPS de cualquier marca.
  • Impresora Laser de cualquier marca y velocidad de impresión.
  • Conexión a Internet Banda Ancha (con velocidad de mínima de 512 KBPS) accesible desde la Red.
  • Cuenta de correo electrónico.

SOPORTE Y MANTENIMIENTO

¿Cómo es el Soporte y/o Mantenimiento de Bookie®?

El soporte y mantenimiento del sistema es uno de los aspectos más importantes de Bookie® y fue pensado para que el mismo sea prestado de una forma sencilla y sobre todo muy automatizada. Principalmente se presta a distancia, ya sea por internet, teléfono, correo electrónico, skype, video-conferencia, etc.  Es ofrecido opcionalmente bajo dos (2) distintas modalidades: mediante un contrato anual de mantenimiento y soporte, el cual le permitirá tener alcance a todas las actualizaciones anuales,  soporte técnico en línea para el control de incidencias, soporte telefónico, soporte remoto vía internet de los errores del sistema o mediante la compra de la última actualización cuando lo requiera.

¿Bookie tiene soporte las 24 horas del día?

El Soporte telefónico, por Internet y por Messenger sólo se presta de 9 a 12 y 2 a 6 durante días laborales de Venezuela.

¿En qué consisten las Actualizaciones de Bookie® y como se manejan?

Los clientes de Bookie® que tengan un Contrato de Mantenimiento y Soporte activo tienen derecho a todas las actualizaciones de Bookie® que se liberen durante el tiempo de vigencia del contrato sin costo adicional alguno. Dichas actualizaciones será provistas por nuestra empresa para que cada empresa las instale en su red.

¿Bookie® tiene soporte en línea?

Si. Cuando un cliente reporta un error, previa autorización suya, podríamos tomar control de su sistema vía internet y analizar y solución su caso en línea y en tiempo real.

OPERATIVAS

¿Bookie permite el envío de Mensajes de Texto (SMS) o correos electrónicos, explique?

Si, porque dispone de un avanzado módulo de mensajería que está dentro del Módulo de CRM o Gestión de Morosidad el cual debe ser personalizado para cada cliente.

¿Bookie® maneja la morosidad, explique?

Si, tiene un módulo de CRM que se puede comprar opcionalmente, el cual permite el manejo al detalle la cartera de crédito morosa. Entre otras cosas sirve para: recuperación de la cartera morosa, permite generar un registro histórico de llamadas por cliente con la mínima intervención del usuario, sirve para hacerle seguimiento a sus clientes más difíciles durante todo el proceso de cobranza, crear recordatorios, escalar casos a categorías superiores, distribuir la cartera entre operadores de cobranza, permite el envío de mensaje de textos (SMS) de forma totalmente masiva y desasistida a los teléfonos celulares de sus clientes y correos electrónicos a los buzones.

¿Cuál es el Retorno de la Inversión (ROI) de Bookie?

El retorno de la inversión de Bookie® se logra en apenas pocos meses. Bookie® le ayudará a reducir significativamente sus costos operativos y el tiempo de cada uno de los procesos de su negocio. Sus ventas se incrementarán al tener un control más estricto y oportuno de sus vendedores y distribuidores. Lo más importante es que sus niveles de cobranza mejorarán visiblemente en el corto plazo. Clientes como CORPORACIÓN ZHEUS lograron recuperar la inversión hecha en Bookie® en apenas 3 meses. Además de ello durante el mes de Diciembre de 2008 lograron hacer una recuperación especial de la cartera morosa equivalente al 700% más que el mismo mes del año anterior.

¿Bookie sirve para el manejo de la cobranza de un grupo de empresas?

Si, solo que se debería manejar la cobranza ante las entidades de cobranza de forma separada. En caso de que se requiera manejar toda la cobranza junta, para ellos tenemos planificado el desarrollo de una solución a partir de Bookie® que trabajaría como una especie de “SERVICES” de cobranza

¿Bookie sirve para el manejo de las ventas de mi empresa en ferias?

Si, ya que puede operarse Bookie® conectado al servidor de la empresa vía internet.

¿Bookie sirve para el manejo de ventas de contado pero recurrentes, tipo colegios educativos privados, condominios, etc.?

Estamos en proceso de adaptación de Bookie® para soportar este tipo de venta.

¿Puedo realizar una migración automática de los datos de mi sistema actual hacia Bookie®?

Perfectamente. Aunque ello solo se recomienda para empresas que tengan un alto volumen de ventas y que tengan personal técnico de programación. En la actualidad Bookie® permite la posibilidad de realizar de forma independiente su proceso de migración de datos desde su base de datos actual hasta la base de datos de Bookie®, pudiendo contratar los servicios de consultoría de MULTISOFT para consultas puntuales. Para ello podrían realizar una extracción de datos desde la fuente y almacenarlos temporalmente y sin reglas de negocio en una base de datos intermedia evitando con ello restricciones, llaves foráneas y cualquier otro elemento de validación automática que impida la carga masiva de datos. Finalmente, mediante un módulo existente se cargaría dichos datos en la base de datos definitiva de Bookie®.

¿Cuánto tiempo podría durar el proceso de migración automática de los datos de mi sistema actual hacia Bookie®?

Por nuestra experiencia en este tipo de procesos, podría durar de 2 a 3 meses, dependiendo ello del tiempo de dedicación del personal que se encargaría de programar y ejecutar el proceso.

¿Cuáles son las características más importantes que permite Bookie® durante el Proceso de la Venta a Crédito?

  • Inicial.
  • Frecuencia semanal, quincenal, mensual, bimestral, semestral, anual, etc.
  • Cualquier cantidad de cuotas.
  • Intereses de financiamiento.
  • Dividir las cuotas antes de envío al banco.
  • Calculo automático de la fecha de vencimiento.
  • Refinanciamiento.
  • Intereses de Refinanciamiento.
  • Calculo automático de los intereses dado un monto determinado.
  • Intereses de Mora.

¿Cuáles son las características más importantes que permite Bookie® durante el Proceso de la Cobranza?

  • Proceso altamente automatizado.
  • Posibilidad de generación de archivo de texto para cualquier banco, nómina o empresa de cobranza sin cambios en el sistema y sin requerir soporte para ello.
  • División de cobranza por zona geográfica, cobrador, banco, nomina, fecha, empresa de cobranza, etc.
  • Generación automática de Archivo de Texto.
  • Manejo de lotes o Grupos de Cobranza.
  • Cobranza masiva.
  • Agrupación por criterio de Banco, Nomina, Institución y Fecha.
  • Envío de varias cuotas por cliente.
  • Reenvío de cuotas no cobradas.
  • División de cuotas.
  • Generación de Archivo de Afiliación.
  • Control de Lotes enviados.
  • Proceso automatizado para actualización de cuotas cobradas por Banco, Nomina o Empresa de Cobranza.
  • Permite cualquier frecuencia: semanal, quincenal, mensual, bimestral, semestral  y anual.
  • Cualquier cantidad de cuotas.
  • Intereses de financiamiento.
  • Dividir las cuotas antes de envío al banco.
  • Calculo automático de la fecha de vencimiento.
  • Refinanciamiento.
  • Intereses de Refinanciamiento.
  • Calculo automático de los intereses dado un monto determinado.
  • Intereses de Mora.
  • Abono de cualquier cantidad de cuotas o de monto.
  • Saldo del crédito y de cuotas actualizado.
  • Anulación de una venta.
  • Cargo de cobros en efectivo, deposito, cheque, TDC, etc.
  • Permite el procesamiento semiautomático de los reportes de cobranza recibidos de banco, nómina o empresa de cobranza.
  • Estado de cuenta de cliente actualizado.
  • Histórico de cobranza por cliente.
  • Bloqueo del envío de una cuota de un cliente.
  • Impresión de giros o letras de cambio.
  • Maneja giros con código de barra.

¿Cuáles son las características más importantes que permite Bookie® durante el Proceso de la Cobranza Morosa?

  • Coordinar de forma organizada y automatizada planes de recuperación de cartera morosa.
  • Generando un registro histórico de llamadas por cliente.
  • Mínima intervención del usuario.
  • Hacerles seguimiento a sus clientes más difíciles durante todo el proceso de cobranza.
  • Crear recordatorios.
  • Escalar casos a categorías superiores.
  • Distribución de la cartera entre distintos operadores.
  • Evaluación de la gestión de los operadores de la cobranza.
  • Envío de mensaje de textos (SMS) a teléfonos celulares de los clientes
  • Envío de correos electrónicos de forma totalmente desasistida a los buzones de sus clientes.

¿Bookie® me permite saber exactamente cuándo vencen mis ventas a crédito?

Si

¿Muchos clientes no me pagan porque no hacemos la gestión de cobro o la hacemos tarde, Bookie® me ayuda a resolver esto?

Si, Bookie® tiene un control exacto de esto y es uno de sus puntos fuertes, ya que al tener todas las ventas registradas, existen todos los controles automáticos para que se realicen las gestiones de cobranzas necesarias sin dejar por fuera ninguna cuota vencida.

¿Bookie® me permite saber cuánto me deben todos mis clientes y cuanto me debe específicamente cada uno de mis clientes?

Si, Bookie® maneja estados cuentas de cobranza por clientes individuales y por grupo de acuerdo a variados criterios. Además los muestra en gráficos y con porcentajes.

¿Bookie® me permite conocer las cuentas x cobrar que se vencen a futuro para planificar cobranzas especiales y/o proyectar un flujo de caja?

Si

¿Puedo saber exactamente de manera rápida, cual es el monto de tu cartera vencida y tomar decisiones para recuperarlas?

Si

¿Bookie® me permite saber específicamente que documentos debo de mandar a Revisión o a Cobro?

Si

¿Bookie® me provee información necesaria para saber si puedo otorgarle crédito a alguno de tus clientes?

Si, porque durante la creación de un contrato nuevo muestra el historial de venta y cobranza del cliente en cuestión. Inclusive lo pudiese restringir basándose en criterios como: cantidad de contratos activos por cliente, total adeudado por un cliente, porcentaje de su salario.

¿Las facturas se pueden imprimir en impresoras de Matriz de Punto?

Si.

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